[연재06] ChatGPT와 이메일 작성하기

비즈니스 관리자로서 이메일은 비즈니스를 처리하는 데 필수적인 도구입니다. 클라이언트, 파트너 및 동료와의 빠른 커뮤니케이션을 가능하게 하고 중요한 대화의 서면 기록을 제공합니다. 다음은 필자가 경험한 사실을 기반으로 이메일 작성법을 말씀드리고 인공지능에게 제가 쓴 메일에 대해 검토 받는 부분에 대해 포스팅하도록 하겠습니다. 

1. 이메일의 목적을 요약하는 명확하고 간결한 제목을 정해야 합니다.

- 지인들에게 편지를 작성하듯 적으면 안됩니다. 짧고 명확하게 용건만 작성합니다. 첫 문장에 말하고자 하는 핵심을 추가합니다. 첫문장만 보고 무엇을 원하는지를 알 수 있게 해야 합니다. 서술식이나 대화식으로 내용을 다 읽어야만 하는 이메일은 좋지 않습니다. 간단 명료하게 제목을 정해야 합니다.그래야 수신받는 분이 우선순위를 정하는데 도움이 됩니다. 

-  "회의 요청: 마케팅 전략 제안."(O)
- 안녕하세요. ㅇㅇ팀 ㅇㅇㅇ입니다. (X)
-  [자료요청] 영업팀 사업계획서 요청건 (O)
-"메타버스를 활용한 비지니스 모델 전략"건(O)

2. 이메일 본문은 요점을 말하되 글머리기호 등으로 빠르게 이해할 수 있도록 합니다. 

편지를 작성시 지나치게 인사를 하는 경우가 있습니다. 그러지 말고 간단하게 00 대표님, 00 실장님등으로 인사말을 나누고 바로 메일을 보낸 내용을 이야기 하는 것이 좋습니다. 내용을 설명하다 필요한 상황이 생기면 글머리 기호 등을 이용하여 표시합니다.  편지작성시 띄어쓰기, 굵은 글씨, 밑줄, 글자색 등을 확인하여 읽기 쉽게 작성하며, 오탈자는 메일을 보내기 전에 확인해야 합니다. 

마지막에는 메일을 검토하신 후에 연락주시기 바랍니다. 곧 회신을 기다리도록 하겠습니다라는 말로 결론을 내고 이메일을 마무리합니다. 필요하다면 이름과 연락처를 첨부해서 보낼 수 있습니다. 

3. 첨부파일이 있다면 

마지막으로, 이메일을 보내기 전에 필요한 모든 첨부 파일이 포함되어 있고 이메일에 철자나 문법 오류가 없는지 다시 한 번 확인해야 합니다. 이용자가 첨부된 파일을 확인할 수 없는 경우가 있기 때문에 보낼 경우 메일 본문에 요약이나 중요한 부분은 이미지로 캡쳐하여 넣어두는 것이 좋습니다.  이렇게 하는 이유는 수신자가 최소한의 동작으로 필요한 내용을 파악할 수 있도록 하는 배려입니다. 

4. '수신자'와 '참조'를 정확히 작성합니다. 

수신자는 내용을 직접 처리할 담당자나 직접 보고받을 사람이라면 참조에 들어가는 사람은 말 그대로 해당 내용을 참조할 사람입니다. 

 
5. 발신과 답신은 최대한 빨리 합니다. 

읽은 메일은 가능하면 빠른 시간내에 처리해야 합니다. 만약 처리 시간이 오래걸린다면 언제까지 답신할 것인지를 메일로 답장해야 합니다. 그리고 중요한 메일이라면 반드시 발송후 전화나 문자로 알려 주는 것이 중요합니다. 메일이 정확하게 들어갔는지 확인하기 위해서도 매우 필요한 조치입니다. 

 

6. ChatGPT과 함께 비지니스 메일 작성하기

 

시간이 없어 메일을 답장을  하지 못하는데 메일을 작성해줘

I can't reply to the mail because I don't have time, so please write me

Certainly, I would be happy to assist you by writing a response to the email on your behalf. Please provide me with the details of the email and any specific instructions or information that you would like me to include in the response. Additionally, please let me know if there is a deadline for the response. I will do my best to ensure that the response is professional, concise, and meets your needs.

시간이 없어서

답장을 못하겠어요. 당신을 대신해. 이메일의 세부 정보와 응답에 포함할 특정 지침 또는 정보를 제공하십시오. 또한 답변 기한이 있는 경우 알려주시기 바랍니다. 응답이 전문적이고 간결하며 귀하의 요구를 충족하도록 최선을 다하겠습니다.

위와 인공지능이 편지의 내용을 달라고 요청이 들어왔다. 그에 맞게 내용을 입력한 후 작성을 요청할 수 있다. 

수신자 : 사업본부 실무 담당자 홍길동차장
메일제목 : 사업기획안에 대한 프리젠테인션 자료 제출 및 미팅의 건
일시 : 서울역 비지니스 홀
장소 : 3월 30일 저녁 7시-8시
내용 : 사업기획안과 관련 된 기획서, 제안서, 프리젠테이션 자료를 3월 20일까지 발송(mail@abc.com)
         미팅에 참석자는 누구이며, 특별히 준비해야 할 사항이 있는가요?, 
         첨부파일은 PDF 파일로 첨부
         메일을 확인하셨다면 답신을 보내어 주시면 감사하겠습니다. 
첨부파일 : 첨부파일은 PDF파일로 첨부

위의 내용을 인공지능에게 메일을 작성해 달라고 요청합니다. 

인공지능이 작성한 메일입니다.  조금더 공손하게 표현해 달라고 하도록 하겠습니다. 

수신자가 내국인일 수 있지만 외국인일 경우에 아래와 같이 작성을 요청하면 됩니다.

 

수신자: David

제목: Submission of Business Proposal Presentation Material and Request for Meeting

Dear David,

I hope this email finds you well. My name is John, and I am writing to you from company A. I have been in contact with your team regarding our business proposal, and I am pleased to inform you that we will be holding a meeting to discuss it in further detail.

The meeting will take place on March 30th, from 7pm to 8pm, at the Seoul Business Hall. If you could kindly send us your presentation materials, including your proposal and any relevant documents, by March 20th, we would greatly appreciate it. Please note that we have attached a PDF file to this email for your convenience.

If there is anything specific that you would like to prepare for the meeting, please let us know and we will do our best to accommodate your requests.

David, could you kindly confirm receipt of this email and let us know your thoughts? We look forward to your response.

Best regards,

John

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

수신자: 和瀬田様

件名: 事業企画案に関するプレゼンテーション資料の提出とミーティングのご案内

和瀬田様、

お元気でお過ごしでしょうか。弊社のジョンと申します。この度は、当社の事業企画案についてお話をさせていただけることになり、このメールを送らせていただきました。

会議は、3月30日に、ソウル駅 ビジネスホールで、午後7時から8時に行われます。3月20日までに、企画書、提案書、プレゼンテーション資料などをご提出いただけると幸いです。添付ファイルとしてPDFファイルを用意しておりますので、ご確認ください。

もし、特別に準備することがあれば、お知らせください。ご要望にお応えできるよう最善を尽くします。

和瀬田様、このメールを受け取りましたら、ご返信いただけますか。お返事をお待ちしております。

敬具、

ジョン