[AI 에이전트 기초 연재 | 제7회] 챗GPT Work, 흩어진 자료를 모아 새로운 보고서를 작성하다

[AI 에이전트 기초 연재 | 제7회] 챗GPT Work, 흩어진 자료를 모아 새로운 보고서를 작성하다

월말·분기·연말보고서부터 신규 사업계획서까지, AI 에이전트에게 자료 분석과 문서 작성을 맡기는 방법

보고서를 작성할 때마다 왜 처음부터 다시 시작해야 할까?

직장생활을 하다 보면 매월 반복되는 일이 있다. 바로 보고서를 작성하는 일이다. 월말에는 한 달 동안 추진한 업무를 정리하고, 분기 말에는 사업의 진행 상황을 점검하며, 연말에는 한 해의 성과를 분석하고 다음 해의 사업계획을 준비한다.

보고서를 작성할 때마다 지난달 보고서를 찾아보고, 엑셀에 저장된 실적을 확인하고, 사업계획서와 회의자료를 다시 읽는다. 새로운 사업을 준비한다면 관련 법령과 정책자료, 다른 기관의 추진 사례까지 조사해야 한다. 자료를 모으는 데 시간이 걸리고, 그 자료를 비교하고 분석하는 데에도 적지 않은 노력이 필요하다.

나 역시 보고서를 작성하면서 비슷한 경험을 했다. 기존 자료를 참고해 새로운 문서를 작성하려고 해도 필요한 파일이 여러 폴더에 흩어져 있고, 어떤 자료가 최신인지 확인해야 했다. 지난달과 이번 달의 실적을 비교하려면 엑셀 파일을 열어 수치를 확인하고, 사업의 변화 내용을 정리해야 했다.

그런데 이런 생각이 들었다.

"지난달 보고서와 올해 사업계획서, 실적 엑셀 파일을 인공지능이 직접 확인하고 비교해서 새로운 보고서를 작성하면 어떨까?"

챗GPT Work는  필요한 자료에 접근할 수 있도록 연결하고, 어떤 내용을 분석할지 알려주면 여러 자료를 비교해 새로운 보고서의 초안을 만드는 작업을 맡길 수 있다. 여기서 중요한 것은 단순히 "보고서를 작성해 줘"라고 요청하는 것이 아니다. 어떤 자료를 참고해야 하고, 어떤 기준으로 분석하며, 어떤 형식으로 결과물을 만들어야 하는지 알려주는 것이다.

 

Work가 자료를 찾을 수 있도록 업무 범위부터 정하자

AI 에이전트에게 일을 맡기기 전에 먼저 해야 할 일이 있다. 바로 작업할 자료의 범위를 정하는 것이다. 

회사에서 사용하는 문서는 여러 곳에 저장되어 있다. 사업계획서는 회사의 공유 폴더에 있고, 실적자료는 담당자의 컴퓨터에 있을 수 있다. 지난달 보고서는 구글 드라이브에 저장되어 있고, 관련 정책자료는 정부기관 홈페이지에 게시되어 있을 수도 있다.

Work가 이러한 자료를 모두 자동으로 알고 있는 것은 아니다. 사용자가 자료를 제공하거나, 지원되는 저장공간과 서비스를 연결하고, 접근 권한을 허용해야 한다. 예를 들어 컴퓨터의 '업무보고서' 폴더에 접근하도록 설정했다면 해당 폴더의 자료를 대상으로 작업할 수 있다. 구글 드라이브를 연결했다면 허용된 범위에서 저장된 자료를 검색하고 읽을 수 있다. 인터넷에 공개된 정책자료나 통계자료는 웹 검색과 브라우저 기능을 활용해 조사할 수 있다.

다만 모든 환경에서 동일한 기능을 사용할 수 있는 것은 아니다. 데스크톱 Work는 지원되는 로컬 폴더 접근 기능을 통해 컴퓨터의 자료를 활용할 수 있지만, 웹에서 사용하는 Work는 로컬 폴더에 직접 접근하지 못하므로 파일을 첨부하거나 클라우드 서비스를 연결해야 한다.

또한 회사의 내부 시스템이나 공유 드라이브는 별도의 권한이 필요할 수 있다. 자료에 접근할 수 있다고 해도 파일 수정이나 저장까지 가능한지는 연결된 서비스의 기능에 따라 달라진다.

나는 Work를 사용할 때 이 부분을 가장 먼저 확인하는 것이 좋다고 생각한다.

인공지능에게 일을 맡기기 전에 어떤 자료를 읽을 수 있고, 어디까지 작업할 수 있으며, 결과물을 어디에 저장해야 하는지 명확하게 정해야 한다.

 

지난달 보고서와 엑셀자료를 함께 분석해 월말보고서를 만들다

월말보고서를 작성한다고 생각해 보자. 지난달 보고서에는 기존 사업의 추진 현황이 정리되어 있고, 이번 달 실적은 엑셀 파일에 저장되어 있다. 사업 담당자가 작성한 회의자료와 업무 메모도 있을 것이다.

이 자료를 Work에 제공하고 다음과 같이 요청할 수 있다.

"지난달 월말보고서와 이번 달 실적 엑셀 파일을 확인해 줘. 기존 사업의 추진 현황을 비교하고, 실적이 증가하거나 감소한 항목을 분석해 줘. 이번 달 새롭게 추진한 업무는 별도로 정리하고, 지난달 보고서 양식에 맞춰 이번 달 월말보고서 초안을 작성해 줘."

이 지시에는 여러 가지 업무가 포함되어 있다.

지난달 보고서를 읽고, 이번 달 실적을 분석하고, 두 자료의 차이를 비교해야 한다. 증가하거나 감소한 실적을 계산하고, 새로운 사업이 있는지 확인한 다음, 기존 양식에 맞춰 문서를 작성해야 한다.

예를 들어 지난달 공공와이파이 설치 실적이 10개소이고 이번 달 실적이 15개소라면, 증가한 수량과 증가율을 계산해 보고서에 반영할 수 있다.

다만 비교하는 수치의 기준이 동일해야 한다. 지난달은 누적 설치 수량이고 이번 달은 신규 설치 수량이라면 단순 비교해서는 안 된다. 이처럼 자료의 기준이 다르거나 수치가 맞지 않는 경우에는 임의로 판단하지 말고 확인이 필요한 항목으로 표시하도록 해야 한다.

이렇게 하면 담당자는 자료를 일일이 복사해 보고서를 작성하는 대신, Work가 작성한 초안을 검토하고 실제 업무 상황에 맞게 수정하는 데 집중할 수 있다.

 

분기보고서와 연말보고서는 무엇이 다를까?

월말보고서가 한 달 동안의 추진실적을 정리하는 문서라면, 분기보고서는 일정 기간의 변화와 성과를 분석하는 데 더 큰 의미가 있다. 예를 들어 1분기부터 3분기까지의 보고서와 실적자료를 Work에 제공하면 분기별 추진 현황을 비교하고, 목표 대비 실적을 분석하도록 할 수 있다. 

사업이 계획대로 진행되고 있는지, 예산 집행률은 어느 정도인지, 일정이 지연된 사업은 무엇인지, 다음 분기에 보완해야 할 사항은 무엇인지 정리하는 것이다.

연말보고서는 여기서 한 단계 더 나아간다. 한 해 동안 추진한 사업을 종합적으로 분석하고, 당초 사업계획과 실제 성과를 비교하며, 다음 해에 유지하거나 개선해야 할 사업을 검토해야 한다. Work에 연초 사업계획서와 월별·분기별 보고서, 연간 실적 엑셀 파일을 제공하면 사업별 성과를 비교하고 주요 변화 내용을 정리하도록 맡길 수 있다.

예를 들어 다음과 같이 요청할 수 있다.

"올해 사업계획서와 월별 업무보고서, 실적자료를 분석해 줘. 당초 계획과 실제 추진 결과를 비교하고, 목표 달성 여부와 예산 집행 현황을 정리해 줘. 추진 과정에서 발생한 문제점과 개선사항을 분석하고, 다음 해에 계속 추진할 사업과 보완이 필요한 사업을 구분해 연말보고서를 작성해 줘."

이때 AI가 제시하는 개선사항은 자료를 바탕으로 한 검토 의견이다. 실제 사업의 지속 여부나 예산 배분은 담당자의 판단과 조직의 의사결정 절차를 거쳐야 한다.

 

과거 사업과 현재 사업을 비교하면 새로운 사업이 보인다

보고서 작성에서 내가 특히 관심을 갖는 부분은 단순한 실적 정리를 넘어 새로운 사업의 방향을 찾는 일이다. 기존 사업을 계속 추진하는 것도 중요하지만, 환경이 달라졌다면 사업의 내용도 달라져야 한다. 예를 들어 공공와이파이 사업을 생각해 보자. 과거에는 와이파이가 설치되지 않은 지역에 새로운 장비를 설치하는 것이 주요 과제였다면, 시간이 지나면서 노후 장비의 교체와 통신 품질 개선, 주민 이용 수요 분석이 중요해질 수 있다.

이런 변화를 파악하려면 과거 사업계획서와 현재 추진 현황, 주민 의견, 관련 정책자료를 함께 살펴보아야 한다. Work에 기존 사업계획서와 최근 실적자료를 제공하고, 관련 정부 정책과 다른 지방자치단체의 추진 사례를 조사하도록 요청할 수 있다.

그다음 다음과 같이 지시하는 것이다.

"과거 사업과 현재 사업의 추진 방향을 비교해 줘. 기존 사업에서 유지해야 할 내용과 개선이 필요한 내용을 구분하고, 최근 정책과 기술 변화, 주민 수요를 반영해 추가로 검토할 수 있는 신규 사업을 제안해 줘. 기존 자료에서 확인된 사실과 새롭게 제안하는 내용을 구분해 작성해 줘."

이렇게 하면 단순히 과거 문서를 참고하는 수준을 넘어 사업의 변화와 발전 방향을 검토하는 데 활용할 수 있다. 물론 AI가 제안한 신규 사업이 모두 현실적으로 가능한 것은 아니다. 예산과 인력, 관련 법령, 기술적 타당성을 검토해야 한다. 하지만 여러 자료를 비교하고 새로운 가능성을 찾아보는 과정에서 Work는 유용한 업무보조자가 될 수 있다.

 

회사 내부자료와 인터넷 정보를 함께 활용하는 방법

새로운 사업계획서를 작성할 때는 회사 내부자료만으로 충분하지 않은 경우가 많다. 관련 법령과 정부 정책, 공공기관의 통계자료, 다른 기관의 사업 사례, 최근 뉴스와 기술 동향 등을 함께 확인해야 한다. 예를 들어 새로운 교육사업을 준비한다면 기존 교육 운영실적과 수강생 만족도 조사 결과를 확인하는 동시에, 최근 교육 수요와 정부의 관련 정책을 조사할 수 있다.

Work에는 내부자료와 외부자료를 구분해 분석하도록 지시하는 것이 좋다. 회사 내부자료는 기존 사업의 성과와 한계를 파악하는 데 활용하고, 인터넷 검색자료는 정책 변화와 외부 환경을 확인하는 데 활용하는 것이다. 뉴스는 최근 동향을 파악하는 데 도움이 되지만, 보도 내용이 곧 확정된 정책이나 공식 통계가 되는 것은 아니다. 법령과 제도는 정부의 공식 자료를 우선 확인하고, 통계는 공공기관이 발표한 원자료와 기준 시점을 확인해야 한다.

나는 보고서를 작성할 때 자료의 출처를 함께 기록하도록 하는 것이 중요하다고 생각한다. 예를 들어 정부 정책자료를 인용했다면 기관명과 자료명, 발표일을 표시하고, 통계자료를 사용했다면 조사 연도와 기준을 명확하게 적는 것이다. 이렇게 해야 보고서를 검토하는 사람도 내용의 근거를 확인할 수 있다.

AI가 작성한 보고서에서 중요한 것은 문장이 얼마나 자연스러운가가 아니라, 어떤 자료를 근거로 작성했는가이다.

 

기존 회사 양식에 맞춰 보고서를 작성하도록 하자

실제 직장에서 사용하는 보고서는 형식이 정해져 있는 경우가 많다. 월말보고서에는 주요 추진실적과 문제점, 향후 계획이 들어가고, 사업계획서에는 추진배경과 사업목적, 주요 내용, 소요예산, 추진일정 등이 포함될 수 있다.

Work에 기존 보고서 양식을 제공하면 그 구조를 참고해 새로운 문서를 작성하도록 요청할 수 있다.

예를 들어 다음과 같이 지시할 수 있다.

"첨부한 기존 사업계획서의 목차와 문서 형식을 참고해 새로운 사업계획서를 작성해 줘. 추진배경, 사업목적, 주요 사업내용, 소요예산, 추진일정, 기대효과 순서로 구성해 줘. 기존 사업과 달라진 내용을 명확하게 표시하고, 예산과 일정 중 확인되지 않은 내용은 임의로 작성하지 말고 검토사항으로 남겨 줘."

이렇게 하면 새로운 사업을 준비할 때마다 문서의 구조를 처음부터 만드는 시간을 줄일 수 있다. 다만 기존 양식을 완벽하게 재현할 수 있는지는 파일 형식과 지원되는 편집 기능에 따라 달라진다. 특히 한글 HWP 문서는 직접 편집이 제한될 수 있으므로 필요한 경우 DOCX나 PDF 등 지원되는 형식으로 작업하고 최종 문서의 서식을 확인해야 한다.

 

Work에 보고서를 맡길 때 꼭 알려주어야 할 것

AI 에이전트에게 보고서를 맡길 때는 지시를 구체적으로 하는 것이 좋다. 단순히 "이번 달 보고서를 작성해 줘"라고 하면 어떤 자료를 참고해야 하는지, 어떤 내용을 비교해야 하는지 알기 어렵다. 반면 다음과 같이 요청하면 업무 범위가 명확해진다.

"업무보고서 폴더에 있는 지난달 보고서와 이번 달 실적자료를 확인해 줘. 지난달과 이번 달의 추진실적을 비교하고, 새롭게 추가된 사업과 미완료 업무를 구분해 줘. 기존 보고서의 목차와 문체를 유지하면서 이번 달 보고서 초안을 작성해 줘. 필요한 외부 정책자료는 공식 기관의 자료를 우선 검색하고 출처를 표시해 줘. 확인되지 않은 수치나 사실은 임의로 작성하지 말고 별도로 표시해 줘. 완성된 문서는 내가 검토할 수 있도록 제공해 줘."

이러한 지시에는 자료의 위치와 분석 기준, 작성 형식, 외부자료 활용 범위, 검토 절차가 모두 포함되어 있다. 특히 회사 내부자료를 사용하는 경우에는 접근 권한과 보안정책을 확인해야 한다. 개인정보나 기밀자료가 포함되어 있다면 조직에서 허용한 환경과 절차에 따라 처리해야 한다.

또한 Work가 문서를 작성했다고 해서 바로 최종 보고서로 제출해서는 안 된다. 실적 수치와 출처, 사업의 진행 상황을 담당자가 확인해야 한다.

 

보고서 작성에 쓰던 시간을 분석과 판단에 사용하자

나는 AI 에이전트를 활용하면서 보고서 작성의 의미를 다시 생각하게 되었다. 보고서는 단순히 지난달에 무엇을 했는지 기록하는 문서가 아니다. 계획했던 일이 얼마나 진행되었는지 확인하고, 문제점을 찾아 개선하며, 앞으로 무엇을 해야 할지 결정하는 자료다. 그런데 실제 업무에서는 자료를 찾고 수치를 정리하고 문서 형식을 맞추는 데 많은 시간을 사용한다. 정작 중요한 분석과 판단에 충분한 시간을 쓰지 못하는 경우도 있다.

Work는 이러한 반복적인 작업을 줄이는 데 도움을 줄 수 있다. 지난달 보고서를 찾아 읽고, 이번 달 실적을 비교하고, 관련 정책자료를 조사해 새로운 보고서의 초안을 작성하는 일까지 맡길 수 있기 때문이다.

직장인은 월말·분기·연말보고서를 작성하는 데 활용할 수 있고, 행정전문가는 기존 사업과 신규 사업을 비교해 사업계획서를 준비할 수 있다. 연구자와 교육전문가는 기존 연구자료와 외부 정보를 분석해 새로운 연구계획서나 교육계획서를 작성할 수 있다.

중요한 것은 인공지능이 보고서를 대신 작성한다는 사실 자체가 아니다.

사람이 자료를 정리하는 데 사용하던 시간을 줄이고, 그 자료가 무엇을 의미하는지 판단하는 데 더 많은 시간을 사용할 수 있다는 점이다.

이제 보고서를 작성할 때마다 처음부터 자료를 찾고 문서를 만드는 방식에서 벗어나 보자. 기존 보고서와 실적 엑셀 파일, 관련 정책자료를 연결하고, 어떤 내용을 분석해야 하는지 Work에 알려주자. 그리고 AI가 작성한 초안을 검토하면서 실제 업무에 필요한 판단과 개선 방향을 더해 보자.

AI 에이전트는 보고서를 작성하는 도구를 넘어, 과거의 업무를 분석하고 현재의 성과를 점검하며 미래의 사업을 준비하는 업무보조자가 될 수 있다.

보고서를 잘 작성하는 것보다 더 중요한 것은 보고서를 통해 다음에 무엇을 해야 할지 발견하는 것이다.